Kan ik chatten met mijn bedrijfsdata?
Chatten met je bedrijfsdata, zonder database
Ja. Met AI Board stel je in gewone taal een vraag aan je eigen bedrijfsdocumenten, op je eigen laptop. De assistent leest de PDF-, Word-, PowerPoint- en Excel-bestanden in de mappen die jij aanwijst. Na de koppeling leest hij ook je mail en agenda. Een database of SQL heb je niet nodig. Bij het antwoord staat de bron, zodat je het bestand opent en controleert.
Door Jordi Daniëls, oprichter AI Board ·
Je weet dat het antwoord ergens in je bestanden staat: in een contract, een presentatie of een export uit de boekhouding. Alleen weet je niet waar, en ChatGPT kent je bedrijf niet.
Veel uitleg over chatten met je data gaat uit van een database met een datateam erachter. De meeste directeuren en ondernemers die ik spreek, hebben hun kennis in losse bestanden en mail staan. Samen vormen die je bedrijfsbrein.
De databasevraag
Heb je een database nodig om met je bedrijfsdata te chatten?
Nee, niet voor de vragen die een directeur of ondernemer meestal stelt. De assistent leest de bestanden en exports die je al hebt. Je hoeft niets eerst in tabellen te zetten.
Bij veel programma's die beloven dat je "met je data praat", bouwt iemand eerst een database of datamodel. Het programma zet je vraag daarna om in een databasevraag.
Dat werkt als je antwoorden in één systeem met nette tabellen staan. Staan ze verspreid over contracten, presentaties, Excel-exports en mail, dan is lezen wat er al staat de kortere weg.
De routes
Welke route past bij jouw vraag?
Dat hangt af van waar je antwoorden staan: in één bestand, in je werkapps, in een database of in losse mappen.
Welke vraag, welke route
- Route
- Een bestand uploaden in ChatGPT of Claude
- Waar het draait
- In de cloud van de leverancier
- Zie je de bron?
- Je controleert het in het bestand dat je meegaf
- Route
- Microsoft 365 Copilot, of ChatGPT met bedrijfskennis (zakelijke licentie nodig)
- Waar het draait
- In de cloud van Microsoft of OpenAI
- Zie je de bron?
- Ja, beide zetten bronvermeldingen bij het antwoord
- Route
- Een programma dat je vraag omzet in een databasevraag (gekoppelde database nodig)
- Waar het draait
- Bij de leverancier of op je eigen server
- Zie je de bron?
- Verschilt per programma
- Route
- Een BI-tool met een chatvenster (datamodel nodig)
- Waar het draait
- Waar je BI-omgeving draait
- Zie je de bron?
- Uit het datamodel; verschilt per programma
- Route
- Een eigen chatbot (bouwer en beheer nodig)
- Waar het draait
- Waar de bouwer hem neerzet
- Zie je de bron?
- Alleen als de bouwer dat inbouwt
- Route
- Een persoonlijke assistent op je eigen laptop: AI Board (één setupdag)
- Waar het draait
- Op je laptop; verwerking via Anthropic of lokaal, per editie
- Zie je de bron?
- Ja, met bestand en pagina, slide of tabblad
- Route
- Bestanden en exports, geen live database: hier past AI Board niet
- Waar het draait
- Kies de derde of vierde route
- Zie je de bron?
- n.v.t.
Ik installeer de assistent per persoon. Werkt een heel team in dezelfde apps, dan past de tweede route vaak beter. Claude heeft voor Team en Enterprise een vergelijkbare functie, enterprise search, die de rechten van elke gebruiker volgt.
Werk je al in Microsoft 365, lees dan eerst of Copilot veilig is voor je bedrijf. Copilot vindt wat een gebruiker mag zien, dus te ruime rechten worden ineens vindbaar. Copilot Chat, dat bij Microsoft 365 zit, werkt met webdata en met wat je zelf meegeeft. Microsoft 365 Copilot met de betaalde Premium-licentie doorzoekt ook je werkdata.
In vaktaal heet de route van AI Board RAG, retrieval-augmented generation: de assistent zoekt bij elke vraag de passages op die erover gaan, en antwoordt daaruit.
ChatGPT en Claude
Kan ChatGPT zelf bij je bedrijfsdata?
Ja, maar alleen bij wat jij of je beheerder openstelt. Zonder koppeling weet ChatGPT alleen wat je zelf uploadt, per gesprek of per project, en wat je eerder in een gesprek vertelde.
Volgens OpenAI gebruikt ChatGPT met de functie bedrijfskennis context uit gekoppelde apps, zoals SharePoint, Google Drive en Slack, met bronvermeldingen. OpenAI noemt die functie voor Business, Enterprise en Edu.
Claude werkt in de browser net zo: hij weet wat je uploadt, via een koppeling openstelt of eerder in een gesprek vertelde. Bij AI Board wijs je zelf de mappen aan, en de assistent leest ze op je eigen laptop.
Wat elk ChatGPT-abonnement kost en wat OpenAI met je gegevens doet, lees je in ChatGPT zakelijk.
Hoe het werkt
Hoe koppel je bedrijfsdata aan AI?
Je koppelt je bedrijfsdata in drie stappen, zonder eerst een datamodel of dashboard te bouwen.
Wijs de mappen aan
Op de setupdag kies je welke mappen de assistent mag lezen. Wat je niet aanwijst, bestaat niet voor de assistent.
Inlezen op je laptop
De assistent leest elk bestand per pagina, slide of tabblad in en zet het in een index op je laptop. Het origineel blijft zoals het was.
Vraag in gewone taal
Typ je vraag zoals je hem hardop stelt. Bij het antwoord staat het bestand waar het vandaan komt.
Mail en agenda koppel ik dezelfde dag, via Microsoft 365 of Google Workspace. De assistent leest mee en zet concepten klaar; versturen doe jij.
Bestandstypen
Met welke bestanden kun je chatten?
Je kunt chatten met je bedrijfsdocumenten in PDF, Word, PowerPoint en Excel, uit de mappen die je aanwijst. De assistent leest ze per pagina, slide of tabblad, zodat een antwoord naar de juiste plek verwijst.
Per pagina: de tekst, de afbeeldingen erin en een beeld van de pagina zelf.
Word
Per pagina, net als een PDF: tekst, afbeeldingen en een beeld van elke pagina.
PowerPoint
Per slide: de tekst op de slide, je sprekersnotities en een beeld van de slide.
Excel
Per tabblad: de cellen als tabel, plus een beeld van het blad zoals je het ziet.
Nog niet: de oude formaten .doc, .ppt en .xls. Sla die eerst op als .docx, .pptx of .xlsx. Een gescande pagina zonder tekstlaag wordt gemarkeerd.
Cijfers uit je boekhouding, CRM of BI-omgeving lees je via een Excel-export in een map die je aanwijst. Dat is geen live koppeling: het antwoord is zo actueel als de laatste export.
Echte vragen
Wat kun je je bedrijfsdata vragen?
Alles waar je eigen bestanden een antwoord op hebben. Vooral de vragen die dwars door je bedrijf lopen, waarvoor je anders collega's afloopt.
Wat hebben we besloten over de prijswijziging, en wanneer?
Waardoor is de brutomarge sinds het eerste kwartaal veranderd?
Wat heb ik in het vorige MT-overleg toegezegd?
Welke klanten zijn we dit kwartaal kwijtgeraakt, en waarom?
Wat staat er in ons contract met deze leverancier over verlenging?
Vragen die je elke week of maand stelt, hoef je niet meer te typen. Een routine zet het antwoord op een vast moment klaar, zoals een dagbrief of maandrapport. Je laptop moet dan wel aanstaan, want daar draait de routine.
Voorbeeld
Hoe ziet een antwoord met bron eruit?
Een goed antwoord is kort en zegt bij elke bewering uit welk bestand die komt. Dit voorbeeld gebruikt verzonnen gegevens.
Vraag
“Wat staat er in ons contract met de schoonmaakleverancier over verlenging, en wat betaalden we vorig jaar?”
Antwoord
Het contract wordt stilzwijgend met twaalf maanden verlengd, tenzij je uiterlijk drie maanden voor 31 december schriftelijk opzegt [1]. Vorig jaar betaalde je € 18.400, verdeeld over twaalf maandfacturen [2].
Bronnen
- [1]Schoonmaakcontract 2025.pdf · pagina 4, artikel 7.2
- [2]Kosten 2025.xlsx · tabblad Leveranciers, rij Schoonmaak
In je eigen installatie wijst elke bron naar je eigen bestand.
Wil je dit op je eigen bestanden zien?
Plan een demoBetrouwbaarheid
Hoe betrouwbaar zijn de antwoorden?
Zo betrouwbaar en zo actueel als de bestanden erachter, en je kunt elk antwoord nalopen omdat de bron erbij staat. Staat iets niet in je bestanden, dan gokt de assistent niet.
In mijn installaties leg ik vast dat elk cijfer een bron en een datum heeft. Ontbreekt de bron, dan staat er een streepje en een melding, nooit een schatting.
Bij een klant blijft een tabblad op het dashboard leeg tot er een afgesproken definitie van het cijfer is.
Controleer een antwoord in vier stappen
- Open de bron op de pagina, de slide of het tabblad waar het antwoord naar wijst.
- Controleer of het bestand de laatste versie is.
- Vergelijk het cijfer met het bestand.
- Vraag door: "Welke andere bestanden zeggen hier iets over?"
Teus Louwerens leidt drie bedrijven en gebruikt AI Board sinds eind augustus 2026. Hij schreef: "één vraag en het complete dossier ligt op tafel, inclusief historie en de mensen die erbij horen."
Over de regels in zijn installatie schreef hij: "onbekend is “unknown”, nooit afronden naar mooi." Lees het klantverhaal van Teus Louwerens.
Het datapad
Waar gaan je bestanden en je vraag naartoe?
Je bestanden en je bedrijfsbrein staan op je eigen laptop. Waar een vraag wordt verwerkt, hangt af van de editie.
Kies je de Claude-editie, dan gaan je vraag en alles wat de assistent voor het antwoord leest via Anthropic. Dat zijn passages uit je bestanden en notities, en je mail als die gekoppeld is. Volgens Anthropic worden die gegevens in de VS opgeslagen en kunnen ze ook in andere landen worden verwerkt.
Bij het inlezen van presentaties schrijft Claude per slide een bijschrift, ook via Anthropic. Voor een gevoelige presentatie kan dat bijschrift uit.
Kies je de lokale editie, dan blijft ook de verwerking op je laptop. Dat lokale model is minder sterk dan Claude; hoe dat werkt, lees je in private AI op je laptop.
Synchroniseer je de map met OneDrive of met je telefoon, dan staat hij ook daar. Dat kies je zelf, samen met je IT-partner.
De assistent leest je bestanden, en daarbij train je geen model. Of gesprekken ooit voor training worden gebruikt, hangt af van je abonnement: bij Free, Pro en Max regel je dat zelf met een privacy-instelling, bij Team en Enterprise traint Anthropic standaard niet op je inhoud. Meer daarover op de pagina over beveiliging van AI Board.
Je bedrijfsbrein staat op je eigen laptop. Jij kiest of een vraag naar een cloudmodel gaat of volledig lokaal blijft.
Beginnen
Wat vraagt het van jou om te beginnen?
Eén dag, en ongeveer twee uur van je eigen tijd. Ik installeer AI Board op locatie, van 09:00 tot 17:00. Je laptop is die dag bij mij; jij schuift aan voor de blokken die we 's ochtends afspreken.
Technisch hoef je niet te zijn. Koppelingen die toestemming van een derde vragen, rond ik binnen vijf werkdagen op afstand af.
Stuur dit door naar je IT-partner
- Een Mac of Windows-laptop; ik installeer per gebruiker.
- Beheerderstoestemming voor Microsoft 365 of Google Workspace, voor mail en agenda.
- Een Claude-abonnement bij Anthropic, of de keuze voor de lokale editie. Welk plan past, bespreken we in het gesprek.
- De pagina over beveiliging van AI Board.
Voor ondernemers heet dit de setupdag: één dag op locatie; wat het kost, staat op die pagina.
Ben je directeur of manager in een groter bedrijf, dan installeer ik dezelfde assistent per persoon. Hoe dat er voor jouw bedrijf uitziet, bespreken we in een gesprek.
Vragen over chatten met je bedrijfsdata
Heb ik een database nodig om met mijn bedrijfsdata te chatten?
Hoe lang duurt het om AI Board in te richten?
Kan AI Board mijn boekhouding of CRM lezen?
Is chatten met je bedrijfsdata hetzelfde als een bestand uploaden in ChatGPT?
Wat als het antwoord niet in mijn bestanden staat?
Blijft mijn bedrijfsdata privé?
Zien hoe dit werkt op jouw bestanden?
In een demo van 30 minuten laat ik het dashboard, het Kanban-bord en een bedrijfsbrein zien. Ik bel je zo snel mogelijk terug.
Je bedrijfsbrein staat op je eigen laptop. Jij kiest of een vraag naar een cloudmodel gaat of volledig lokaal blijft.